Prozessablauf eines Serviceauftrages

Servicefall: Kabelkanal im Computerraum muss verlegt werden. Meldung durch das Sekretariat der Schule.

Identifikation beim Aufruf des eSP Programmes:

  • Aufruf des eSP-Programmes über die Internetdomain der Kommune
  • Einloggen durch den Benutzer (Passwort)

Anlegen des Serviceauftrages:

  • Wahl des Objektes Grundschule Petermoor über die Menüführung -> Gebäude -> Grundschulen -> GS-Petermoor
  • Angabe der Raumdaten, Problemdarstellung, gewünschtes Handwerk, Wunschtermin und Dringlichkeit
  • Angabe eines Kommentars zu dem Servicefall
  • Der Serviceauftrag wird in der eSP-SQL Datenbank gespeichert
  • Eine Mail wird automatisch an die festgelegte Genehmigungsinstanz (Leitung, Verwaltung, Bauamt), "Eingang eines neuen Servicefalles", verschickt

Genehmigung des Serviceauftrages:

  • Jeder Serviceauftrag wird von einer Genehmigungsinstanz (Verwaltung) geprüft und genehmigt bzw. verworfen
  • Wird der Auftrag genehmigt, wird der Sollmitarbeiter bzw. die Sollgruppe zur Durchführung festgesetzt
  • Der Sollmitarbeiter (Gruppe) erhält automatisch eine Mail mit entsprechenden Hinweisen

Abarbeitung des Serviceauftrages:

  • Der durchführende Mitarbeiter oder dessen Vorgesetzter gibt die Abschlussdaten ein (Arbeitszeiten, Materialkosten, Anfahrtskilometer usw.)
  • Ein Abschlussbericht mit Kommentaren kann ebenfalls eingetragen werden
  • Eine Mail wird von eSP an die Abrechnungsinstanz und an den Auftraggeber (Schule) geschickt

Abrechnung des Serviceauftrages:

  • Die Verwaltung kann als letztes den Serviceauftrag abrechnen. Dabei bilden die Daten aus dem Abschlussbericht die Grundlage. Die Kosten können einer Haushaltsstelle zugeordnet werden.
Referenzen
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